Electronic Data Interchange (EDI)
SEJARAH PERKEMBANGAN EDI
Pada tahun 1964, seorang manajer penjualan yang
bekerja di American Hospital Supply Company (AHSC) menciptakan sebuah
sistem untuk menangani masalah inventoris dalam sebuah rumah
sakit lokal di Amerika Serikat. Manajer penjualan itu
memberikan sejumlah kumpulan kartu berlubang (punched card) kepada rumah
sakit lokal tersebut. Setiap buah punched card merepresentasikan
tiap pembelian barang dari AHSC, kemudian punched card ini dimasukkan
ke dalam sebuah kotak persediaan untuk mengindikasikan kapan barang tertentu
harus dipesan lagi. Di waktu yang bersamaan, punched card-punched
card itu dikumpulkan dan dimasukkan ke dalam card reader yang
disediakan untuk para pelanggan. Data dikirim melalui
saluran telepon standar
ke sebuah kunci mesin punch (keypunch) di AHSC, dimana set punched
card–punched card yang identik diduplikasi. Pemenuhan pesanan kemudian
dikerjakan secara biasa.
Pertukaran data elektronik ini ternyata meningkatkan keakuratan
dan efisiensi dalam pemesanan persediaan-persediaan pada banyak rumah
sakit di Amerika Serikat. Ketidakakuratan pemesanan berkurang, waktu
pengiriman menjadi lebih cepat, dan permasalahan kekurangan inventori pun dapat
diatasi dalam rumah sakit-rumah sakit tersebut. Dalam beberapa tahun
ke depan, EDI yang sebelumnya hanya
berbasis sistem one-to-one seperti yang pertama kali digunakkan
oleh AHSC, kemudian berkembang menjadi pasar-pasar elektronik baru yang berisi
komunitas-komunitas industri pelanggan, pemasok, penghasil, dan
fasilitator jaringan. EDI kemudian menjadi suatu nilai penting dalam
kemitraan perdagangan.
PENGERTIAN EDI
Menurut
Wikipedia :
Pertukaran data elektronik (bahasa inggris: EDI
atau Electronic Data Interchange, juga Electronic Document
Interchange) adalah proses transfer data yang terstruktur, dalam
format standar yang
disetujui, dari satu sistem komputer ke sistem komputer lainnya,
dalam bentuk elektronik.
Istilah ini umumnya dipakai dalam konteks perdagangan dan bisnis,
khususnya perdagangan elektronik atau e-dagang. Biasanya digunakkan
oleh perusahaan-perusahaan dalam memudahkan proses pertukaran data transaksi
yang berulang-ulang antar perusahaan.
EDI sangat bergantung kepada pengembangan format standar untuk dokumen-dokumen bisnis
seperti faktur,
pesanan pembelian, dan surat tanda terima. Harus ada persetujuan dari
pelaku-pelaku bisnis yang
terkait dan pengakuan di tingkat nasional maupun internasional untuk
dapat menggunakan format-format standar ini
dan mentransmisikan data secara elektronik.
PRINSIP TEKNOLOGI EDI
- Prinsip
dari teknologi EDI sebenarnya adalah menerjemahkan bahasa aplikasi dari
sistim yang sama-sekali berbeda menjadi bahasa yang terstandarisasi,
sebagai contoh dalam hal ini UN/EDIFACT yang merupakan singkatan dari United
Nation Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and
Transport, disini bisa dilihat bahwa bahasa tersebut distandardisasi oleh
PBB.
- Teknologi
EDI ini adalah teknologi ‘less investment’ dimana pelaku bisnis tidak
perlu lagi membeli peralatan baru sebagai infrastruktur untuk pertukaran
dokumennya, dengan kata lain tetap menggunakan peralatan yang telah
tersedia.
TUJUAN UTAMA
Tujuan utama dari pemakaian teknologi EDI, sebenarnya adalah agar
teknologi ini dapat membantu para pelaku bisnis mengkomunikasikan dokumennya
dengan pihak lain lebih cepat, akurat dan lebih efisien karena sifatnya yang
dapat mengeliminir kesalahan yang diakibatkan proses re-entry dan dapat
mengurangi pemakaian kertas, komunikasi dan biaya-biaya lain yang timbul pada
metode konvensional sehingga diharapkan dapat menekan biaya-biaya yang tidak
diperlukan dan diharapkan dapat meningkatkan laba kepada pemakainya. Apabila
proses tersebut terpenuhi, otomatis proses bisnis internal perusahaan tersebut
akan menjadi lebih baik, terencana dan pada akhirnya hubungan bisnis dengan
pihak lain-pun akan dapat lebih baik juga
Keuntungan dalam menggunakan EDI adalah waktu pemesanan yang
singkat, mengurangi biaya, mengurangi kesalahan, memperoleh respon yang cepat,
pengiriman faktur yang cepat dan akurat serta pembayaran dapat dilakukan secara
elektronik.
KOMPONEN DASAR EDI
·
Hub
(pihak yang memberikan perintah)
Hub ini bisa kita artikan sebagai
seorang yang sedang ingin mengajak suatu perusahan atau individu untuk
berbisnis.
·
Spoke
(pihak yang menerima perintah)
Spoke dapat kita gambarkan sebagai
seseorang atau sebuah perusahaan yang ditawarkan berbisnis oleh hub.
·
Computer
(sebagai electronic hardware)
Computer adalah sarana atau alat yang
digunakan hub dan spoke untuk bertukar data bisnis atau transaksi secara
elektronik melalui jaringan komputer.
·
Electronic
software
Suatu perangkat lunak atau program
yang diaplikasikan pada computer untuk Electronic Data Interchange (EDI),
Software OS-EDI yang digunakan diantaranya : Bayan Commerce, IDX-IDEA,
NextGen-EDI, RAXINC
CARA KERJA EDI
Pada dasarnya EDI terdiri dari tiga komponen utama, yakni:
- Pesan
Standar: Pada dasarnya berisikan teks (text) yang memuat informasi dan
rule sebagai penterjemah dari satu atau lebih dokumen bisnis. Contoh dari
pesan standart adalah Uniform Communication Standar (UCM) yang
mendefinisikan lebih kurang 15 tipe dokumen elektronik diantaranya;
purchase order, promotion announcement, price change, invoice, dll.
Sedangkan rule dalam EDI lazimnya bekerja dalam bentuk kelompok.
Sekumpulan rules untuk memformat sebuah dokumen elektronik disebut
transaction set.
- Perangkat
Lunak EDI (EDI Converter): Berfungsi sebagai sebagai penterjemah dari
pesan standar EDI ke dalam internal file format perusahaan penerima.
Perangkat lunak EDI harus terintegrasi dengan aplikasi bisnis yang
dipakai.
- Komunikasi:
Komunikasi dalam EDI tentu sangat berbeda dengan komunikasi yang kita
bersifat konvensional. Hal ini disebabkan komunikasi di EDI dilakukan
melalui antar mesin (komputer), sehingga diperlukan infrastruktur
komunikasi. Bentuk komunikasi infrastruktur yang mula-mula berkembang
adalah transaksi berbentuk point-to-point, yakni hubungan langsung dari
dua perusahaan yang bertransaksi. Dalam point-to-point di EDI perusahaan
yang bertransaksi memerlukan: (1) menggunakan protokol komunikasi yang
sama, (2) mempunyai kecepatan.
SYARAT DAPAT DILAKUKANNYA PROGRAM EDI
- Electronic
transaction (merujuk ke format standard internasional)
- Scope
of agreement (electrical supply service in the cooperative)
- Third-party
service provider
- Electonic
transaction menyampaikan ke provider)
- Privider
melanjutkan ke penerima (spoke) dengan merenspon harga dan jumlah barang
- System
operation (merawat dan menjaga system operasional EDI
- Security
Procedures (selalu mengikuti prosedur pelaksanaan untuk menghindari
masalah
- Tanda
tangan (signature), berupa pengkodean, menunjukkan identitas
- Bebas
dari computer viruses
- Data
recovery and retention
- Testing
KELEBIHAN/KEUNTUNGAN PENGGUNAAN EDI
·
Penghematan waktu. Pada dasarnya EDI menggantikan transaksi yang
menggunakan kertas menjadi transaksi berbasis elektronik.
Hal ini telah menghemat waktu yang tadinya dialokasikan untuk menulis,
mencetak, dan pengiriman melalui jasa pos.
·
Penghematan biaya. Biaya untuk membayar peralatan, prangko,
jasa pos,
pegawai dan petugas dapat dikurangi karena sistem EDI telah menyederhanakan semua
ini ke dalam sebuah urutan yang sistematis dan
otomatis.
·
Minimalisasi kesalahan. Kesalahan yang sering terjadi dalam
pekerjaan manual biasa terjadi karena bekerja menggunakan kertas dilakukan oleh
manusia, sedangkan sistem EDI
adalah sistem yang
berbasis komputer sehingga
kesalahan dalam proses pertukaran informasi dapat dikurangi oleh
kalkulasi komputer.
·
Respon yang cepat. Cara pemesanan tradisional yang menggunakan
kertas membutuhkan waktu berhari-hari untuk dokumen-dokumen transaksi
mencapai tujuan pengirimannya. Waktu dalam penungguan ini sebenarnya mempunyai
nilai yang cukup berarti bagi para pelaku bisnis.
Sistem EDI yang menggunakan bentuk elektronik dalam
proses pengiriman dapat dalam sekejap mengirimkan dokumen-dokumen transaksi
kepada para pelaku bisnis sehingga
mereka mempunyai waktu yang lebih banyak untuk menentukan manuver-manuver bisnis.
·
Aliran kas. Siklus dalam perdagangan menjadi
lebih cepat seiring mempercepatnya proses pesanan dan pengiriman yang juga
memengaruhi kecepatan pembayaran. Bertambah cepatnya pembayaran akan berdampak
pada meningkatnya arus kas.
·
Peluang dalam bisnis.
Jumlah pelanggan meningkat
dan mereka biasanya hanya akan berbisnis dengan pemasok yang
menggunakan EDI. Persaingan pun meningkat dalam memulai bisnis baru
karena adanya penggunaan EDI. Industrisupermarket dan
perakit kendaraan merupakan
contoh bisnis yang
banyak menggunakan EDI dalam kemitraannya.
KEKURANGAN
EDI
Kelemahan
EDI adalah implementasinya yang sangat spesifik dan tertutup sehingga
membutuhkan biaya yang tidak sedikit. Dengan adanya Internet, mulai muncul EDI
(over) Internet, dan Open EDI yang diharapkan dapat menekan biaya dengan
menggunakan Internet. bisnis melalui enterprise, menghilangkan informasi yang real-time,
memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan.
PELUANG EDI DI INDONESIA
Kita tidak dapat membantah bahwa salah satu dampak dari
liberalisasi adalah semakin terintegrasi perekonomian negara kita dengan
perekonomian global. Liberalisasi perdagangan yang disepakati melalui APEC,
juga GATT, akan menuntut kita untuk selalu bersaing dengan pelaku-pelaku
ekonomi dari negara lain. Untuk bisa menempatkan diri dalam tatanan ekonomi
dunia, mau tidak mau kita harus meningkatkan efisiensi pelaku bisnis
sebagaimana pelaku bisnis di negara lain. EDI bisa membantu kita meningkatkan
efisiensi, karena komputerisasi transaksi bisnis dapat menyederhanakan dan
mempercepat prosedur. Karena dunia bisnis tidak dapat melepaskan diri dari
pemerintah, maka kesediaan pemerintah dalam penerapan EDI sangat penting, untuk
memilih standar yang berlaku dan untuk menyediakan perangkat hukum yang
diperlukan. Keberhasilan Singapura dalam menerapkan EDI dapat kita jadikan
jadikan satu contoh. Saat ini pelabuhan Singapura menjadi pelabuhan tersibuk di
dunia, fakta ini tentu tidak terlepaskan dari peran EDI yang sangat membantu
transaksi bisnis di pelabuhan tersebut. Bila mengingat ketidakefisiennya selalu
masalah dalam perekonomi kita, maka penerapan EDI dapat kita jadikan alternatif
untuk mengatasi problema klasik permasalah ekonomi.
STANDAR EDI
Kunci dari aplikasi EDI terletak pada kodifikasi dan strukturisasi
data menjadi sebuah format yang umum dan disetujui. Proses kodifikasi dan
strukturisasi dokumen-dokumen untuk transaksi bisnis tidaklah sederhana.
Standar EDI dikembangkan di berbagai sektor industri, dalam berbagai negara,
dan prosesnya dipengaruhi oleh struktur-struktur komite dan prosedur yang
rumit. Berikut adalah beberapa contoh standar EDI: EDIFACT (dirancang oleh
PBB), BACS (digunakkan dalam Britania Raya), ODETTE (digunakkan dalam industri
otomotif Eropa), ANSI X12 (digunakkan dalam berbagai sektor bisnis di Amerika
Utara).
Berikut ini ialah beberapa bidang yang dapat menerapkan EDI didalam
proses bisnisnya :
·
Supply
Chain Management : logistik, manufaktur, distributor, retailer (supermarket),
farmasi, export, import.
·
Transportasi
: perusahaan pelayaran, perusahaan penerbangan, pelabuhan laut, bandara udara,
qic (quarantine immigration customs) , freight forwarder, courier, ppjk, bank,
warehousing (pergudangan), terminal peti kemas, asuransi, surveyor.
·
Keuangan
: transaksi antar bank, transaksi perbankan lainnya, asuransi, transaksi
lembaga keuangan lainnya, dll.
·
Pemerintahan
: bea cukai, perpajakan, pelayanan jasa kepada masyarakat, kantor
perbendaharaan negara, biro pusat statistik, perijinan-perijinan, imigrasi,
kependudukan, perindustrian& perdagangan, karantina, dll.
REFERENSI :
Tidak ada komentar:
Posting Komentar